Les 3 règles d’or pour choisir un logiciel de gestion du poste clients !

Problématique

Choisir une solution logicielle de gestion du poste clients se révèle la première étape pour automatiser les taches à faible valeur ajoutée, diffuser les meilleures pratiques et booster une nouvelle culture cash dans votre entreprise. Comment faire le bon choix selon vos besoins et votre stratégie ?  

Bonne pratique Covline Services

De la rédaction du cahier des charges à l’implication des collaborateurs en passant par la sécurité des données, Covline Services vous délivre ses conseils pour vous guider dans votre choix logiciel.

Règle 1 : Rédiger un cahier des besoins hors de sa zone de confort

Le  choix d’une nouvelle solution logicielle de gestion du poste clients représente une occasion unique de repenser complétement les process de gestion du credit management, du recouvrement à la gestion des litiges, et de s’affranchir des mauvaises « habitudes » qui se sont installées dans le temps, de la rétention d’informations aux relances impersonnelles et répétitives. Pour son cahier des besoins, le Credit Manager doit impérativement partir d’une feuille blanche, s’imprégner des tendances et des meilleures pratiques, au delà de son entreprise, les imaginer déployées dans son entreprise et se fixer des objectifs SMART – spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels. Covline Services peut vous accompagner dans l’élaboration et la rédaction du cahier des charges.

Règle 2 : Nettoyer la balance âgée pour insuffler une nouvelle dynamique « cash »

Le nettoyage de la balance âgée s’avère le passage obligé pour évoluer d’une démarche de recouvrement vers une gestion du poste clients efficace et agile au service de l’optimisation du DSO. A ce titre, le Credit Manager doit qualifier sa balance âgée pour savoir précisément les origines des impayés – retards, litiges, redressements et/ ou liquidations judiciaires des clients, et poursuivre ou non les actions, à J+90 ou 120 jours. Covline Services peut vous accompagner dans le nettoyage de votre balance âgée, pour avoir une base de données saine et des process remis à plat.

Règle 3 : Analyser la technologie selon les usages et les bénéfices d’aujourd’hui et de demain

Au delà du fameux triptyque – personnalisation, richesse fonctionnelle et budget, la solution logicielle doit être en mesure de faire évoluer la gestion du poste clients dans le temps, à l’image de l’organisation, des besoins et des priorités de l’entreprise. Plusieurs critères nous paraissent donc primordiaux pour faire le bon choix. Le premier, la pérennité technologique, l’éditeur doit avoir une road map ambitieuse, qui englobe l’Intelligence Artificielle, Big Data, Smart Data pour aller plus loin dans l’automatisation et la digitalisation en vue de créer de la valeur cash business. Le second, la puissance de la solution qui permet de gérer toujours plus de datas ;  la multiplication du volume d’informations est estimée par 10 tous les 2 ans. La solution logicielle doit pouvoir les absorber et les exploiter dans, par exemple, l’analyse prédictive en temps réel, le management de la performance et la détection de signaux faibles. Le troisième, l’ouverture et la dimension collaborative de la solution qui assure de pouvoir constituer et animer un écosystème vertueux pour la gestion du poste clients – DAF, Credit Management, commerciaux et partenaires. A cela s’ajoute, la sécurité, la solution doit inclure les « meilleures pratiques » sécurité pour protéger les données de l’entreprise contre toutes cyber attaques et en parfaite conformité avec le RGPD. Un autre point clé à retenir ; l’éditeur doit proposer de multiples modèles économiques – ventes de licences et d’abonnements SaaS, pour répondre aux besoins des entreprises de plus de transparence, d’agilité et de simplicité d’utilisation de la solution. En conclusion, le choix d’une solution de gestion du poste clients implique également de penser collectif. Les utilisateurs doivent être partie prenante dans la sélection, ce sont eux qui feront le succès des nouvelles pratiques et culture cash diffusées, à partir de la solution. L’approche POC – Proof of Concept – peut également faire la différence pour démontrer les bénéfices métier et susciter l’implication voire l’engouement de tous !

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